تجهیزات لازم برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب!

روزی را تصور کنید که یک همایش کاری بسیار مهم دارید و باید با اولین پرواز از شهر محل سکونت خود به شهری که همایش در آن برگزار می‌شود سفر کنید. اما به‌دلیل بهم ریختن ناگهانی شرایط جوی، پرواز شما کنسل می‌شود و برای رسیدن به سریع‌‌ترین پرواز باید ساعت‌ها در فرودگاه منتظر بمانید و به این ترتیب همایش بزرگ‌تان را از دست بدهید! قطعا از این بدتر نمی‌شود! اما خوشبختانه در چنین شرایطی تکنولوژی به کمک‌تان خواهد آمد. کافی است لپ‌تاپ‌ خود را از کیف بیرون بیاورید و به اولین وای فای آزاد متصل شوید و با برقراری جلسه آنلاین همایش خود را از درون فرودگاه برگزار کنید! حال می‌پرسید چگونه؟ با این مقاله همراه باشید تا با ویدئو کنفرانس و تمام ابزارهای ضروری آن آشنا شوید.

ویدئو کنفرانس دقیقا به چه چیزی گفته می شود؟

ویدئو کنفرانس نوعی جلسه آنلاین است که در آن دو فرد یا گروهی از افراد با کمک ابزارآلاتی همچون لپ‌تاپ، تلفن همراه هوشمند، تلفن‌های مخصوص یا هر وسلیه‌ای که بتواند صدا و تصویر فرد را به‌صورت همزمان انتقال دهد، با یکدیگر ملاقات می‌کنند. ویدئو کنفرانس به‌طور ویژه برای ایجاد ارتباطی نزدیکتر بین افرادی که در مسافت‌های دوری از یکدیگر قرار دارند طراحی شده است و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا ملاقات‌های کاری، تحصیلی، دوستانه و خانوادگی خود را به‌راحتی و تنها با چند کلیک در قالب جلسه آنلاین انجام دهند. در این نوع از کنفرانس، اطلاعات ویدئویی افراد با کمک وب‌کم‌ ها و اطلاعات صوتی با استفاده از میکروفون یا تلفن قابل انتقال است.

تاریخچه ویدئو کنفرانس

ایده‌ی جلسه آنلاین برای اولین بار در دهه‌ی ۱۸۷۰ و به عنوان بخشی از برنامه‌ی توسعه‌ی ابزارهای صوتی مطرح شد. اما این ایده برای اولین بار در دهه‌ی ۱۹۲۰ توسط لابراتوارهای بل کمپانی AT&T و جان لوگی بیرد (John Logie Baird) به حقیقت تبدیل شد و AT&T برای اولین بار در سال ۱۹۲۷ اولین تلفن ویدئویی خود را آزمایش کرد. با همه‌ی این‌ها اولین آزمایشات ویدئو کنفرانس در دهه‌ی ۱۹۳۰ در آلمان انجام گرفت. آزمایش اولیه‌ی این جلسه آنلاین روی خطوط تلفن ثابت و با کمک تلفن‌های تصویری انجام می‌شد که قادر به ارسال تصاویر ثابت بودند. AT&T نیز اولین کنفرانس‌های ویدئویی خود را در دهه‌ی ۱۹۷۰ و با تلفن‌های تصویری برند خود آغاز کرد. اما انقلاب اصلی در این زمینه در دهه‌ی ۱۹۸۰ و با روی کار آمدن کامپیوترها شروع شد و از آن پس بیشتر شرکت‌ها شروع به توسعه‌ی کنفرانس ویدئویی کردند. با ظهور اجزاء گوناگون ارتباط از راه دور، همچون کدک‌ها و خدمات باند پهنی همچون ISDN، استفاده از ویدئو کنفرانس برای مصارف شخصی در بین مردم باب شد و در نهایت با ظهور تلفن همراه شهرت این مسیر ارتباطی ویدئویی به اوج خود رسید. اما اینجا پایان راه نبود.

در دهه‌‌ی ۱۹۹۰ سر و کله‌ی وب‌کم‌ها در دانشگاه‌ها پیدا شد. اولین وب‌کم تجاری با نام کوییک‌کم (QuickCam) در سال ۱۹۹۴ به بازار عرضه شد که برای سیستم عامل مک طراحی شده بود. نسخه‌ی PC این وب‌کم نیز در سال بعد به بازار عرضه شد. در سال ۱۹۹۲ نرم‌افزار CU-SeeMe تحول عظیمی در کنفرانس‌های ویدئویی ایجاد کرد و نسخه‌ی ویندوز آن در سال ۱۹۹۴ ساخته شد. این نرم‌افزار در سال ۱۹۹۵ به‌طور تجاری در دسترس عموم قرار گرفت و زمینه‌ای برای ایجاد سایر نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس یا جلسه آنلاین شد.

با ویدئو کنفرانس چه کارهایی می توان انجام داد؟

همانطور که گفتیم، ویدئو کنفرانس یا جلسه آنلاین امکان برقراری تماس تصویری و نشست آنلاین را برای افراد و گروه‌ها به وجود می‌آورد. تقریبا هر کار گروهی که به تماس فیزیکی افراد تیم نیازی نداشته باشد، از طریق ویدئو کنفرانس امکان‌پذیر است. برگزاری کلاس‌ها و جلسه آنلاین، دورهمی‌های دوستانه و خانوادگی و نشست‌های کاری، همه و همه تنها با یک دستگاه مجهز به دوربین و از طریق کنفرانس ویدئویی ممکن خواهد بود. اما اگر بخواهیم ظرفیت‌های برگزاری جلسه آنلاین را دقیق‌تر بررسی کنیم می‌توانیم کاربرد آن را به گروه‌‌های زیر تقسیم نماییم:

• میتینگ گروهی: ویدئو کنفرانس یک برگ برنده برای تمامی کسب‌وکارها و گروه‌هایی است که قصد دارند جلسات کاری یا همایش‌های خود را به‌‌صورت دورادور برگزار کنند. قطعا متکلم وحده بودن یا نداشتن تصویر سایر افراد گروه منجر به مشکلات متعددی از جمله سوء برداشت و سوء تفاهم می‌شود و می‌تواند دردسرهای زیادی را برای کار و حرفه‌ی شما ایجاد کند. پس بهترین راهکار برای رهایی از این خطاها و در دسترس داشتن تمامی افراد گروه برگزاری کنفرانس ویدئویی با آن‌هاست.
• وبینار: اگر با واژه‌ی جدید وبینار آشنایی ندارید، ابتدا باید بگوییم که وبینارها همان سمینارهای تحت وب هستند که سخنران آن از طریق وب و در اغلب اوقات به‌صورت جلسه آنلاین با مخاطبین خود ارتباط برقرار می‌کند. ماهیت این جلسه آنلاین انتقال اطلاعات مهم به مخاطبین و تاثیرگذاری بصری مثبت روی آن‌هاست. جلسه آنلاین با فراهم آوردن بستر مناسب برای سخنران، برگزاری وبینار را بیش از پیش ساده و لذت‌بخش خواهد کرد. کافی است از دوربین‌های باکیفیت و یک سیستم صوتی قدرتمند کمک بگیرید تا با این روش وبینار خود را موفق‌تر از همیشه برگزار کنید.
• معرفی محصول: یکی دیگر از کاربردهای کنفرانس ویدئویی، معرفی محصول به شرکت‌ها یا مشتریان راه دور است. تصور کنید که شرکت شما محصول جدیدی به بازار عرضه کرده است و این محصول پتانسیل تسخیر بازارهای خارجی را دارد. قطعا شما برای سفر به آن کشورها با محدودیت‌های خاصی مواجه هستید و نمی‌توانید در آن واحد درچند مکان مختلف حضور داشته باشید. کافی است یک کنفرانس ویدئویی یا جلسه آنلاین راه بیندازید و این دستاورد نوین شرکت خود را به تمام مشتریان بالقوه معرفی کنید.
• آموزش از راه دور یا پشتیبانی آنلاین: کنفرانس ویدئویی ابزاری بسیار مناسب و کارآمد برای برگزاری کلاس‌‌ درسی و یا جلسه آنلاین و همچنین انجام امور پشتیبانی است. اگر به هر دلیلی به شاگردان یا مشتریان خود دسترسی فیزیکی ندارید، می‌توانید قرار یک کلاس یا مکالمه‌ی آنلاین را با آن‌ها هماهنگ کنید و توضیحات لازم را به‌صورت صوتی و تصویری در اختیارشان قرار دهید. باور کنید این جلسه آنلاین درست مثل مکالمه‌ی رو در رو تاثیرگذار خواهد بود.
• مصاحبه‌ی کاری: مصاحبه‌ی کاری می‌تواند بسیار وقت‌گیر و خسته کننده باشد، به‌خصوص برای فرد متقاضی شغل که باید از محلی به محل دیگر نقل مکان کند و بخش اعظمی از وقت آزاد خود را در مسیر حرکت به‌سوی محل مصاحبه باشد. با این وضعیت و ترافیک روزافزون شهرهای بزرگ، قطعا افراد سایر موقعیت‌های کاری خود را از دست خواهند داد. از سوی دیگر برخی مواقع افراد از شهرهای دیگری برای شغلی خاص تقاضا می‌دهند و حضور فیزیکی برای مصاحبه می‌تواند با دردسرهایی همراه باشد. کنفرانس ویدئویی در اینجا هم کمک‌کننده است و امکان چندین مصاحبه با فواصل زمانی کوتاه را برای متقاضی و کارفرمایان فراهم می‌آورد و شما در قالب یک جلسه آنلاین می‌توانید در این مصاحبه‌ها شرکت کنید.

ویدئو کنفرانس چگونه به تسهیل کارها کمک می کند؟

کنفرانس ویدئویی می‌تواند به روش‌های گوناگونی به تسهیل کارها کمک کند و فواید بسیار زیادی را برای ما به ارمغان بیاورد:

• یک محیط کاری دیجیتال برایمان فراهم می‌آورد: چه چیزی بهتر از یک فضای کاری دیجیتالی؟ کنفرانس ویدئویی با ایجاد یک فضای کاری مجازی، مدیریت شما روی مسائل مرتبط با شرکت یا حرفه‌تان را افزایش می‌دهد. شما می‌توانید با استفاده از ویدئو کنفرانس یا جلسه آنلاین همواره روی امور کارمندان، همکاران یا شاگردانتان نظارت داشته باشید و آن‌ها را در فرآیند به ثمر رساندن برنامه‌های متعدد همراهی کنید. از بزرگترین مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس در این زمینه به حداقل رساندن تلاش‌های ناکارآمد است.
• رفت‌وآمد شهری را به حداقل می‌رساند: یکی از مزایای جلسه آنلاین که تاثیر به سزایی در تسهیل زندگی بشر امروزی دارد، به حداقل رساندن رفت‌وآمدهاست. شما می‌توانید به‌راحتی و با نشستن در اتاق کار یا روی کاناپه‌ی راحتی خود یک جلسه‌ آنلاین برگزار کنید، با دوستان‌تان گپ بزنید یا به دانش آموزان و مشتریان خود خدمت‌رسانی کنید. با استفاده از این تکنولوژی دیگر نیازی به شال و کلاه کردن و ایجاد ترافیک بیشتر در خیابان‌ها نیست و شما می‌توانید به سهم خود نقش کوچک اما تاثیرگذاری در کاهش آلودگی‌های انسانی داشته باشید.
• در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند: با استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس هزینه‌های مرتبط با حمل‌ونقل، پوشاک، سوخت و … نصف می‌شود و از همه بهتر اینکه با جلسه آنلاین می‌توانید در زمان‌تان صرفه‌جویی کنید. وقتی می‌توانید پشت لپ تاپ بنشینید و جلسات کاری خود را یکی پس از دیگری سر و سامان دهید و بدون صرف وقت یا هزینه به امور روزمره‌ی خود بازگردید، پس قطعا می‌توانید زمان و هزینه‌ی ذخیره‌شده‌ی خود را برای بهبود و رشد توانایی‌های فردی و شخصیتی خود صرف کنید و از پیشرفت روزافزون خود لذت ببرید.
• از بروز کج‌فهمی یا سوءتفاهم جلوگیری می‌کند: یکی از محبوب‌ترین مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس، کاهش سوءتفاهم‌ها و کج‌فهمی‌هاست. هنگامی که شما ناچارید به هر دلیلی از محل کار خود دور باشید و در عین حال نیاز مبرمی به راهنمایی‌ها و دستورات شما وجود دارد، هیچ ابزاری بیشتر از یک تماس ویدئویی و برگزاری جلسه آنلاین نمی‌تواند جلوی بروز ابهامات را بگیرد. چرا که وقتی شما به‌صورت تلفنی و بدون استفاده از تصویر شروع به صحبت می‌کنید، مخاطب به دلیل نداشتن تصوری از میمیک صورت و حالت بدن‌تان می‌تواند دچار سوءبرداشت شود. اما هنگامی که تصویر شما به صدایتان اضافه می‌شود، شما می‌توانید به راحتی با حرکات و تغییر حالات چهره منظور خود به درستی انتقال دهید.
• دسترسی به سایرین را ساده‌تر می‌کند: در نهایت ویدئو کنفرانس دسترسی شما به اشخاص وگروه‌های مختلف را ساده‌تر می‌سازد و به شما اجازه می‌دهد در هر مکان و زمانی با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. مهم نیست چند ساعت فاصله‌ی مکانی بین‌تان وجود دارد، شما می‌توانید با یک هماهنگی ساده تمام اعضای خانواده یا تیم مدیریتی‌تان را در ساعتی مشخص دور هم جمع کنید و جلسه آنلاین برگزار کنید.

انواع سیستم های ویدئو کنفرانس

ویدئو کنفرانس دارای سه سیستم متنوع است که بسته به نیاز شما به کمک‌تان خواهند آمد. این سه سیستم عبارتنداز:

• سیستم کنفرانس ویدئویی تله پریسنس (Telepresence Video Conferencing System): در این سیستم از مانیتورها و صفحات متعددی استفاده می‌شود که در شرکت‌کنندگان میتینگ، حس حضور فردی را ایجاد می‌کند. به این ترتیب افراد حس می‌کنند به‌صورت مجزا در این همایش گروهی شرکت کرده‌اند.
• سیستم کنفرانس ویدئویی دسکتاپ (Desktop Video Conferencing System): این سیستم یکی از رایج‌ترین سیستم‌های برگزاری ویدئو کنفرانس است. در این سیستم از تمامی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای مربوط به ضبط و ارسال صدا و تصویر که در لپ‌تاپ‌ها و کامپیوترهای خانگی وجود دارد استفاده می‌شود. همه‌ي ما یک بار هم که شده این سیستم را امتحان کرده‌ایم و از هم‌صحبتی با اطرافیان خود لذت برده‌ایم.
• سیستم کنفرانس ویدئویی اتاق محور (Room-Based Video Conferencing): این سیستم برگزاری جلسه آنلاین درون اتاق تعبیه شده است و از همین رو سیستم اتاق محور نام دارد. تصور کنید یک اتاق پر از ابزارهای لازم برای ویدئو کنفرانس که شما را از هر ابزار دیگری بی‌نیاز می‌کنند.

تجهیزات لازم برای ویدئو کنفرانس

تجهیزات ضروری برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس تجهیزات چندان پیچیده‌ای نیستند، کافی است موارد زیر را تهیه کنید تا یک جلسه آنلاین بی‌نقص داشته باشید:

• نمایشگر: هر نمایشگری کار شما را راه خواهد انداخت، از مانیتورهای کامپیوتر گرفته تا صفحه نمایش لپ تاپ یا حتی صفحه‌ی تلویزیون، همه و همه تصویر مورد نیازتان را پخش خواهند کرد.
• دوربین: دوربین یا وب‌کم یکی از مهم‌ترین لوازم ویدئو کنفرانس است. بدون آن مخاطبین شما از دیدن تصویر شما محروم خواهند ماند و درصورت کیفیت پایین وب‌کم کیفیت جلسه آنلاین‌ تان به‌خطر می‌افتد. پس بهتر است در انتخاب این ابزار مهم دقت کنید. وب کم یالینک مدل UVC30 Desktop با رزولوشن 4K، قابلیت زوم دیجیتال و زاویه‌ی دید ۱۲۰ درجه، یکی از وب کم‌های پیشنهادی ما برای داشتن ویدئو کنفرانسی بی نقص است.
• میکروفون یا هدست: با اینکه بسیاری از دستگاه‌ها همچون لپ تاپ دارای میکروفون توکار هستند اما بهتر است برای داشتن وضوح صدای بالاتر از میکروفون‌های حرفه‌ای‌تر یا هدست‌ها کمک بگیرید. برای مثال هدست یالینک مدل UH33 یک هدست کاملا حرفه‌ای با کیفیت صدای HD است که به‌طور خاص برای اتصال به تلفن‌های VIOP و کامپیوتر طراحی شده است و با میکروفون بسیار قدرتمند خود می تواند صدای‌تان را با وضوح هرچه تمام‌تر به گوش مخاطبین برساند.
• اسپیکر: گاهی برای پخش مستقیم صدای افراد به چیزی فراتر از یک هدست نیاز دارید. در این موقعیت اسپیکرها انتخاب های بهتری هستند. اسپیکرفون هوشمند سالن کنفرانس یالینک مدل CP700 یکی از اسپیکرهای قدرتمندی است که برای همین کار طراحی شده است. این اسپیکر می‌تواند صدای ورودی و خروجی را به‌صورت هوشمند تنظیم کند و امکان قطع و وصل و حتی بی‌صدا کردن تماس را در اختیارتان قرار دهد. این اسپیکرفون دارای دو محدوده‌ی فرکانسی مجزا است که یکی از آن‌ها به‌طور ویژه برای کنفرانس طراحی شده است.
• اتصال اینترنت: قطعا بدون کمک اینترنت برگزاری کنفرانس ویدئویی نیز ممکن نخواهد بود.
• نرم‌افزار کنفرانس ویدئو: نرم‌افزارهایی همچون زوم، اسکایپ و … فضای لازم برای کنفرانس را در اختیارتان قرار خواهند داد.

بهترین نرم افزارها برای کنفرانس ویدیویی

نرم‌افزارهای بسیار زیادی برای ویدئو کنفرانس طراحی و تولید شده‌اند که شما می‌توانید در فهرست زیر برترین نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی سال ۲۰۲۰ را مشاهده کنید:

• Zoom

• Skype

• Cisco Webex Meetings

• Microsoft Teams

• GoToMeeting

• BlueJeans Meetings

• Google Hangouts Meet

• GlobalMeet Collaboration

• Circuit

• TeamViewer

سخن پایانی

ویدئو کنفرانس یکی از تکنولوژی‌های بسیار جالب و در عین حال ضروری برای بشر امروز است. در این روزها که تراکم جمعیت، ترافیک و بیماری‌های واگیرداری همچون کرونا در حال زیر و رو کردن جهان هستند، وجود چنین قابلیتی افراد را بیش از پیش به یکدیگر نزدیک می‌کند و اثربخشی و بازدهی کاری آن‌ها را افزایش می‌دهد. کافی است ابزارهای لازم برای شروع یک جلسه آنلاین را تهیه کنید و وظایف کاری و خانوادگی خود را با موفقیت به انجام برسانید.

نقش ویدئو کنفرانس در زندگی شما چیست؟ آیا تا به حال از این ویژگی کاربردی استفاده کرده‌اید؟ به نظر شما برترین اپلیکیشن تماس و کنفرانس تصویری کدام است؟ نظرات و پیشنهادات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما درمیان بگذارید.